Hoofdarts en verpleegkundig & paramedisch directeur over de administratieve taken van zorgverleners

“Onnodige registratielast ontmenselijkt de zorg”

Zorgverleners spenderen een vijfde van hun tijd aan onnodige administratie. In tijden van personeelsschaarste zet dat de zorgkwaliteit sterk onder druk. Hoofdarts Marc Naert en verpleegkundig & paramedisch directeur Anita Jans pleiten voor minder regels en meer zorg aan bed. Daarvoor halen ze de mosterd onder andere uit Nederland. “Op regels moet een automatische vervaldatum komen.”

14 jaar geleden publiceerde Zorgnet-Icuro het charter Kwaliteitsvolle registratie van gegevens uit de zorgsector. Men pleitte voor minder administratie en meer zorg. Toenmalig minister van Volksgezondheid Maggie De Block startte een werkgroep. “Helaas zonder noemenswaardige resultaten”, blikt Marc Naert terug. Hij is hoofdarts in het Algemeen Ziekenhuis van Mol. Samen met zijn collega en verpleegkundig & paramedisch directeur Anita Jans actualiseert Naert het oorspronkelijke Zorgnet-charter. Jans en Naert vragen een kritische evaluatie van oude én nieuwe registratieregels. Daarnaast moet men digitale mogelijkheden beter benutten om dubbel werk te vermijden. Naert: “Helaas blijven de knelpunten uit 2010 ook vandaag relevant. Ik zou zelfs zeggen dat het erger geworden is.”

Hoezo?

Jans: “Men vereenvoudigde hier en daar een beetje, bijvoorbeeld in de MZG-registratie. Al kun je discussiëren over de vraag of MZG vandaag beter loopt dan vroeger. Maar in andere domeinen worden almaar nieuwe regels en registratieverplichtingen ingevoerd. We dweilen met de kraan open.”

Naert: “Vandaag spenderen zorgverleners 40% van hun tijd aan administratieve taken. Naar schatting de helft daarvan is overbodig. Ik begrijp dat men zorgkwaliteit op alle mogelijke manieren wil rapporteren en verbeteren. Maar in een context van personeelstekort en hoge werkdruk creëert dat een onhoudbare situatie. Elke nieuwe regel die men invoert, zelfs logische regels, gaat ten koste van zorgtijd, en dus: kwaliteit. Eigenlijk is het een paradox. Hoe meer je zorgkwaliteit probeert te formaliseren, hoe minder tijd ervoor overblijft.”

Kunnen jullie enkele voorbeelden geven?

Jans: “Op onze afdeling geriatrie moest een decubitus-matras geplaatst worden. De verpleegkundige vertelde hoe ze alle formulieren netjes invulde maar vervolgens geen tijd meer had om de matras te leggen. Dat is een uitgesproken, maar geen uitzonderlijk voorbeeld. Te vaak neemt administratie de plaats in van zorg.”

Naert: “Je hoeft niet ver te zoeken. Een van de grote problemen is dat computersystemen onvoldoende of helemaal niet praten met elkaar. Zorgorganisaties en -lijnen gebruiken vaak incompatibele softwarepakketten. Als twee ziekenhuizen met verschillende elektronische patiëntendossiers fuseren, kost het miljoenen euro’s om die systemen op elkaar af te stemmen.”

Marc Naert: “Overregulering leidt vaak tot het tegenovergestelde van wat je wil bereiken”

“We moeten de digitale mogelijkheden veel beter benutten. In principe kan je patiëntengegevens overal, ongeacht de zorglijn of -setting, uit de computer laten rollen. Met één druk op de knop. Vandaag is zoiets niet mogelijk omdat softwareontwikkelaars vrij spel krijgen. Een vlottere informatiedoorstroom vergt duidelijke afspraken tussen overheid, zorgsector en ontwikkelaars. We ijveren voor het only once-principe. Als een huisarts, thuisverpleegkundige of specialist ergens patiëntengegevens noteert, moeten die data overal raadpleegbaar zijn. Uiteraard met oog voor privacy.”

“Nu kunnen hulpverleners vaak geen patiëntgegevens uitwisselen. Vitalink, het digitale dossier waarmee eerstelijnshulpverleners medicatiegebruik opvolgen, deelt bijvoorbeeld geen info met ziekenhuizen. Als je op de spoedafdeling komt, moet men al je gegevens knippen en plakken uit Vitalink, naar het ziekenhuissysteem. Of alles opnieuw ingeven. Dat is vervelend voor zorgverleners en patiënten, en verhoogt de kans op fouten. Er gaan kostbare tijd en middelen verloren.”

Hoeveel tijd en middelen kost dat dubbele werk precies?

Jans: “In mijn masterproef onderzocht ik de administratieve last op onze geriatrieafdeling. Allereerst peilden we welke regels zorgverleners het meest frustreerden. De verplichting om glycemie-bloedwaarden dubbel te registreren en telkens te laten ondertekenen door een arts, stond helemaal bovenaan. Als die handtekening ontbrak, stuurde het labo dat formulier terug. We schaften die regel af en merkten hoe betrokken artsen jaarlijks 51,5 uren wonnen. Verpleegkundigen wonnen 1030,5 uur en laboranten 730 uur. Die vrijgekomen tijd kan je elders inzetten.”

“En dat is slechts één voorbeeld van administratieve vereenvoudiging. Een kritische doorlichting van alle regels en afspraken dringt zich op. In vergelijking met onze buurlanden hinken we achterop.”

Slaat de slinger door?

Naert: “Zeker. Overregulering leidt vaak tot het tegenovergestelde van wat je wil bereiken. Dat zie je scherp in de manier waarop we pijn registreren. Verpleegkundigen moeten meermaals per dag pijn bevragen, ook al wijst niets in die richting en heeft de patiënt er tijdens zijn opname helemaal geen last van. Dat soort registraties resulteert niet in betere zorg. Verpleegkundigen voelen gêne om de vraag opnieuw en opnieuw te stellen. En patiënten maken zich zorgen omdat ze geen pijn hebben.”

“Voor alle duidelijk, een goede pijnbestrijding en juiste registratie zijn essentieel. Vermoedelijk ontstond de regelgeving na cases waar men de pijn van patiënten niet of onvoldoende zag. Wanneer er iets misloopt moet je dat – tijdelijk – nauwer opvolgen en bijsturen. Cruciaal hier is het woordje tijdelijk. Als je elk incident wil voorkomen met regels van onbepaalde duur, loopt de registratielast onvermijdelijk op. Misschien vermijd je zo enkele nieuwe cases waarvoor je de regels had bedacht, maar je boet tegelijk zwaar in op zorgtijd in andere domeinen.”

Jans: “We pleiten voor een automatische vervaldatum. Elke nieuwe regel vervalt vanzelf na een bepaalde periode, tenzij je beslist hem te behouden. Maar dat moet je goed beargumenteren. Is de regel onmisbaar? Leidt hij tot betere zorg en wat kost hij in termen van werktijd? Welke impact heeft hij op de beleving van patiënten en zorgverleners?”

Waar komen al die regels vandaan?

Naert: “Vanuit een wens om betere zorg te verlenen. Overheden, ziekenhuizen en wetenschap streven naar efficiënte, kwalitatieve zorg. Niets mis mee, alleen is het de vraag hoe je dat doel bereikt. Het Vlaams Instituut voor Kwaliteit van Zorg (VIKZ) meet de zorgkwaliteit in zorgvoorzieningen. Prima initiatief, maar de manier waarop ze gegevens verzamelen, leidt tot extra druk. Vandaag delen ziekenhuizen gegevens met de federale en Vlaamse overheid én het VIKZ. Die rapportages lijken sterk op elkaar. Toch moet je ze in drievoud doen. Omdat de vragenlijsten niet identiek zijn of de systemen waarin je de data steekt niet compatibel. Iedereen werkt op zijn eilandje. De complexe bevoegdheidsverdeling in dit land is daar niet vreemd aan.”

Jans: “Een cruciale vraag is ook: wat doet men met al die gegevens? Men giet regel x in een KB en hij is verworven. Vervolgens vragen ambtenaren je om één of twee keer per jaar te rapporteren. Ik vrees dat men vooral nakijkt of de gevraagde gegevens binnenlopen, niet wat ze precies betekenen. Bovendien is er geen controle op hoe men de data verzamelt.”

Anita Jans: “We pleiten voor registratieraden op ziekenhuis-, netwerk- en overheidsniveau. Zij kunnen bestaande regels kritisch doorlichten”

Naert: “Ik ben zeker dat men de registratiedata rond pijnbestrijding zelden kritisch bekijkt. Men vinkt aan dat ziekenhuis x aan zijn verplichtingen voldoet, zonder meer. Maar als ziekenhuis blijf je wel trouw registreren, want er hangt financiering aan vast. Bij rapporten die wel verschijnen is er vaak een probleem met datering. Het VIKZ werkt met data die vijf jaar oud zijn. Op het moment dat het instituut zijn kwaliteitsrapport presenteert, is de situatie in veel ziekenhuizen sterk veranderd in positieve of negatieve zin. In de digitale wereld van vandaag moet dit sneller, en minder arbeidsintensief geregistreerd, gedeeld en geanalyseerd kunnen worden. Enkel zo bereik je het beoogde doel: betere zorgkwaliteit.

Wat stellen jullie voor in de nota?  

Jans: “We pleiten voor registratieraden op ziekenhuis-, netwerk- en overheidsniveau. Zij kunnen alle regels die op dat niveau gelden kritisch doorlichten. Dat vergt een inspanning op korte termijn die je makkelijk terugverdient op iets langere termijn. Minder regels betekent immers meer zorgtijd, meer werkplezier en dus minder uitstroom van zorgverleners. Ik schat dat je binnen zorgteams twee tot drie referentiepersonen nodig hebt voor een registratieraad. Je moet ook duidelijk communiceren wat je wel en niet schrapt en waarom. Draagvlak is belangrijk.”

“Hoe organiseren we die registratieraden? Welke methodiek gebruiken ze? Wie denkt mee na op welke niveaus? En welke middelen voorziet men om dit in goede banen te leiden? De federale overheid moet een algemeen kader scheppen. Ik schat dat elk ziekenhuis minstens één voltijdse kracht nodig heeft. Die persoon kan registratieraden samenstellen, medewerkers informeren en verzekeren dat de beslissing om een regel af te schaffen geen dode letter blijft.”

Hebben jullie een boodschap aan de politiek?

Naert: “Ik herinner me een uittredingsgesprek met een verpleegkundige die 25 jaar lang op onze ouderenafdeling had gewerkt. Doorheen de jaren merkte ze hoe steeds meer tijd opging aan administratie en registratie. Toch probeerde ze wekelijks één keer het haar van één van haar patiënten te wassen. Niet omdat we dat vroegen, maar als extraatje, uit menslievendheid. ‘Ik heb zelfs daarvoor geen tijd meer’, vertelde ze tijdens het gesprek. ‘Zo kan ik het niet langer opbrengen.’ Haar hartenkreet raakte me. Mensen zijn geen machines. Ze willen zorg dragen, iets wezenlijks doen voor anderen. In dit zorgsysteem gaat een stukje menselijkheid verloren.”

“Maak hier een prioriteit van, beleidsmakers. Vereenvoudig administratieve procedures, pas een heldere systematiek toe en investeer in slimme technologieën die de efficiëntie daadwerkelijk verhogen. Onze sector werkt daar graag aan mee. België telt ongeveer 260.000 verpleeg- en zorgkundigen. Wat als elk van hen 10% meer tijd aan zorg zou besteden? Als je weet dat er meer dan 7000 vacatures openstaan, is de rekening snel gemaakt. We hopen dat de politieke onderhandelingsteams meelezen.”

Het nieuwe charter over registreren zal in de loop van de zomer beschikbaar zijn op zorgneticuro.be > bibliotheek > publicaties

Hoe doen ze het in Nederland?

Tekst: Thomas Detombe – Beeld: Jonathan Ramael